Si des licences manquantes sont détectées au cours d’un audit logiciel ou d’un examen de base SAM, cela peut s’avérer coûteux pour vous en tant qu’entrepreneur.

Les organisations doivent souvent exécuter des audits dont l’initiative revient à Microsoft. Le but de ces audits est généralement de donner au service commercial et aux revendeurs la possibilité de vendre des licences supplémentaires.

Les audits sont effectués par des parties externes spécialisées pour le compte de Microsoft. The Software Alliance (organisation anciennement connue sous le nom de Business Software Alliance ou BSA) est également à l’origine de certains auditsAudit des licences Q Advise

Il est donc important de faire appel à une expertise indépendante en temps utile, qu’il s’agisse d’un audit de logiciels Microsoft ou d’un contrôle assuré par un auditeur externe. Cela permet de détecter à temps les éventuels problèmes de conformité et de prendre des mesures correctives avec les licences existantes ou des licences d’occasion.

Lors des audits externes, le vendeur ne cherche pas une solution adaptée à la situation mais une solution permettant d’augmenter les ventes et donc le chiffre du service commercial En faisant appel aux conseils indépendants de Q Advise en temps opportun, il est possible de prévenir bien des dommages financiers.

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Que faire en cas d’audit des licences ?

Lorsque vous recevez un message de Microsoft, il est important de le prendre au sérieux. Il convient de répondre à ce courrier. Si vous ne le faites pas, vous recevrez un rappel de Microsoft. Si vous ne répondez pas du tout, Microsoft pourra faire appel à un cabinet comptable ou à un cabinet d’audit pour vérifier les licences Microsoft au sein de votre entreprise. Il s’agit généralement d’une procédure très onéreuse.

Lorsque votre organisation reçoit une lettre de Microsoft, il est important d’en informer le service informatique ou le fournisseur de services informatiques Le service informatique doit avoir déjà commencé l’inventaire. ILa documentation contient toutes les informations importantes pour votre organisation comme le nombre de PC utilisés, les numéros de licences et le volume des contrats de licence. Votre entreprise doit pouvoir fournir des pièces justificatives pour tous les logiciels La documentation doit toujours être à jour. Vous pouvez ainsi réagir rapidement lors de l’audit des licences Microsoft. Si vous n’avez pas encore fait d’inventaire, il est bon de savoir que cela prend un certain temps. Selon la taille de l’organisation, l’inventaire peut prendre jusqu’à deux jours ouvrables.

Lorsque le contact est établi avec Microsoft, un fichier de travail Excel vous est envoyé. Toutes les informations relatives à chaque produit Microsoft doivent être saisies dans ce fichier de travail. Ce fichier de travail est ensuite transmis à Microsoft. Une fois le fichier de travail transféré, Microsoft l’évalue et vous contacte. Microsoft vous indique alors si votre organisation possède trop ou pas assez de licences Microsoft et/ou si l’audit SAM est terminé. Dans certains cas, il y a une étape intermédiaire. Microsoft pose quelques questions supplémentaires, par exemple : « Pourquoi votre organisation ne possède-t-elle que … licences pour ce programme et plus pour tel autre programme ? ». Les experts en licence de Q Advise vous apportent leur aide lors des audits de licences.

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