Hoe kom ik tot de meest gunstige voorwaarden voor het afsluiten van een Microsoft EA?

Veel ondernemingen en organisaties die toe zijn aan het afsluiten of verlengen van een Microsoft Enterprise Agreement (EA), bereiden zich hier onvoldoende op voor. Een slechte onderhandelingspositie leidt echter vaak tot hoge kosten en een langdurige overeenkomst waaraan tenminste drie jaar lang niet gesleuteld kan worden. Zonde, vindt Q-Advise, dat ondernemingen graag adviseert voor hun softwarelicenties en u van handige tips voorziet om de onderhandelingen met Microsoft ten positieve te beïnvloeden.

De bedrijfsvoering van Microsoft is erop gericht om ondernemingen over te laten gaan op het werken in de Cloud. Dit proces gaat vaak gepaard met prijs- en licentiewijzigingen, licentie-audits (vaak ook bekend als Software Asset Management-opdrachten) en nieuwe, veelal complexere contracten. Zeker bij een overstap vanuit de bestaande omgeving naar de Cloud, zijn er tal van mogelijkheden om gunstigere voorwaarden voor de softwarediensten en -licenties te bedingen. Q-Advise heeft verschillende indicatoren geïdentificeerd die u kunt gebruiken als voorbereidingen op uw contractonderhandelingen:

  • Microsoft stuurt er steevast op aan om uw over te laten stappen op clouddiensten op basis van een abonnement, ook als u naar tevredenheid werkt met traditionele on-premise software. Klanten zullen ‘druk’ ervaren van Microsoft om over te stappen, waarbij na de initiële aanbieding de kosten op lange termijn vaak hoger uitvallen;
  • Microsoft stuurt op standaardprijzen, licentievoorwaarden en -praktijken. Deze standaardisatie heeft als groot nadeel voor een klant dat gedurende de contractperiode niet of nauwelijks afgeweken kan worden van wat is overeengekomen in de EA;
  • Resellers die namens Microsoft uw licentiepositie bepalen, worden betaald op basis van commissie. Dit betekent dat zij u doorgaans meer licenties zullen adviseren dan dat u daadwerkelijk gebruikt of nodig heeft. Ook sturen resellers vaak aan op verlenging van de EA-overeenkomst zonder dat goed gekeken is naar uw actuele licentiepositie. Dit heeft mede te maken met de hoogte van de commissie die resellers ontvangen als een EA wordt verlengd voor een bepaalde datum;
  • Microsoft is een beursgenoteerd bedrijf en derhalve genoodzaakt om winst- en omzetcijfers per kwartaal en per kalenderjaar aan te kunnen bieden aan (potentiële) aandeelhouders. Microsoft kent zogeheten ‘piekperiodes’ waarin licenties verkocht moeten worden om tijdig een gunstige omzetpositie te kunnen communiceren met hun aandeelhouders. Onderhandelingen buiten deze zogeheten ‘piekperiodes’ vallen daarom vaak gunstiger uit voor de klanten.
  • Het aanschaffen van softwarelicenties vindt het gehele kalenderjaar plaats. Microsoft wil meer balans aanbrengen tussen de vier kwartalen, omdat in het vierde kwartaal van het fiscale jaar doorgaans meer EA-verlengingen plaatsvinden dan in de andere kwartalen. Door het aanbieden van abonnementsdiensten verhoogt Microsoft de voorspelbaarheid van verlengingen. Voorheen wachtten veel Microsoft-klanten tot het einde van hun termijn om te verlengen in de hoop om gunstigere voorwaarden en tarieven te bedingen. Dit is niet langer de beste oplossing. Microsoft biedt tegenwoordig gunstigere tarieven of kortingen door klanten eerder in een kwartaal te laten verlengen of de voorwaarden te laten wijzigen. Door de juiste timing kunnen klanten meer flexibiliteit en gunstigere voorwaarden uitonderhandelen.
  • Veel ondernemingen en organisaties kijken uitsluitend naar de tarieven en te weinig naar de te gebruiken programma’s en voorwaarden. Inzicht hebben in de prijzen is een eerste vereiste om tot een verlaging van uw EA-kosten te komen, maar het is net zo belangrijk om te weten dat de software die u gebruikt aansluit bij de voorwaarden die u geboden worden (zeker bij eenmalige aanbiedingen). Niet alle licentie- en abonnementenprogramma’s die Microsoft u aanbiedt, passen automatisch het beste bij uw technologische vereisten of het door u opgestelde licentiebeheer.
  • Onderhandelingen over een Enterprise Agreement hebben een repeterend karakter. U sluit een EA vandaag af en gevoelsmatig hoeft u pas over drie jaar (36 maanden) weer opnieuw aan de onderhandelingstafel. Microsoft zelf ziet dit heel anders en plant naar verloop van tijd – en altijd ruim voordat uw EA-overeenkomst is afgelopen – een audit in. Zo’n audit leidt doorgaans altijd tot meer licenties of andere voorwaarden te moeten afsluiten. Terug aan de onderhandelingstafel dus!

 

Wilt u meer advies over softwarelicenties, onderhandelingen, cloud optimalisatie, audits, reviews of compliance claims?

Vraag het de experts van Q-Advise.