Microsoft Software Assurance: Wat is dat en heb ik het nodig?

Vaak krijgen wij de vraag van klanten of ze een Microsoftproduct met Software Assurance (SA) moeten kopen. Veel klanten schaffen Microsoft Software Assurance aan, maar weten vaak niet wat de directe voordelen zijn, en of die er überhaupt zijn. Het komt regelmatig voor dat Software Assurance voor klanten een volstrekt overbodige uitgave is. Maar voor dat we in detail gaan over het voorkomen van onnodige uitgaven, gaan we eerst even terug naar de basis. Wat is Software Assurance eigenlijk?

Wat is Software Assurance van Microsoft?

Software Assurance is een term voor een breed pakket aan diensten, die Microsoft aanbiedt om de aanschaf, het beheer en het onderhoud van softwareprogramma’s te vereenvoudigen. Software Assurance is alleen verkrijgbaar via Microsoft’s Volume Licensing agreementsMet Software Assurance koopt u het recht op toekomstige versies van een product. Voor een periode van vaak 2-3 jaar draag je 29% (voor desktop products) en 25% (voor server products) van het oorspronkelijke aankoopbedrag af aan Microsoft. Mocht er in die periode dan een nieuwe versie van het product op de markt komen, dan heeft u daar recht op.

Volgens Microsoft zelf geeft Software Assurance voordelen in de implementatieplanning, in het overzetten van licenties naar datacenters en het gebruik van licenties buiten het kantoor. Daarnaast, geeft Software Assurance recht op:

  1. 24 uursprobleemoplossing
  2. Nieuwe versie rechten
  3. Extended hot fix support
  4. E-learnings
  5. Training vouchers en nog eens 50 (Volgens Microsoft) andere extra’s vanaf Januari 2020.

Bekijk hier een uitgebreid overzicht van de laatste SA updates van Microsoft. Het zijn juist deze extra’s, die het lastig maken om de exacte waarde van Software Assurance voor klanten te bepalen. 

Hoe koop ik Microsoft Software Assurance?

Software Assurance is optioneel bij een aantal Microsoft contracten. Maar het standaard bij een aantal Microsoft contracten zoals Enterprise Agreement. Dit is ook het geval bij overeenkomsten als Enterprise Subscription Agreement, Open Value en Open Value Subscription. Alle producten in deze licentieovereenkomsten worden geleverd inclusief Software Assurance. Hiermee krijgt u het recht op het gebruik van de laatste beschikbare versies, die tijdens de contractperiode worden uitgebracht.

Onnodige uitgaven voor ongebruikte Microsoftproducten

Door al deze extra’s is de prijs van Software Assurance erg hoog. Maar juist omdat er zoveel ‘’kleine’’ extra’s kunnen nog maar weinig uitleggen waar de waarde dan zit. Vaak hebben klanten deze enorme hoeveelheid aan functionaliteit niet nodig. Oftewel, klanten kopen dus veel en gebruiken vervolgens de helft van de producten niet. Maar u betaalt er wel onderhoudskosten voor.  Hierdoor ontstaat shelfware. Dit betekent dat een gedeelde van de software die wordt aangeschaft nooit wordt geïnstalleerd en dus op de plank blijft liggen. Volgens Gartner, word zelfs 25% van de software nooit gebruikt. Oftewel, weggegooid geld.   

Daarnaast, betaal je ieder jaar 29% (vaak voor 3 jaar) van het originele aankoopbedrag als garantie, dat u de nieuwste versie (als die uitkomt) krijgt van de software die u gebruikt. Het komt echter vaak voor, dat er in die periode van 3 jaar helemaal geen nieuwe versie uitkomt van de software. Omdat de gemiddelde cyclus van het uitbrengen van nieuwe Microsoft Software ongeveer 3-4 jaar is, is dit helaas een realistisch scenario. U betaalt in dit geval 87% van de nieuwwaarde zonder dat u er iets voor terug krijgt. Mocht er in de 3 jaar wel een nieuwe versie komen, dan heeft u om en nabij 13% bespaard op de nieuwste versie. Het kan dus lastig zijn om te bepalen of Software Assurance daadwerkelijk toegevoegde waarde heeft voor uw bedrijf.

Lees ook : Waarom betalen organisaties vaak teveel voor Microsoft Licenties?  

Moet ik Software Assurance kopen?

Het is belangrijk om aan de hand van de roadmap van uw organisatie te bepalen of je Software Assurance nodig hebt. Soms, heeft u als organisatie geen optie. Als u bijvoorbeeld een Enterprise Agreement afsluit, bent u verplicht om Software Assurance te onderhouden op bepaalde producten. Ook zijn er andere specifieke producten waar het soms verplicht is om Microsoft Software Assurance te hebben (Bijvoorbeeld: Client Access License). 

Als u wel een keuze heeft is het belangrijk om te kijken of uw organisatie baat heeft bij de voordelen van Software Assurance. En misschien nog wel belangrijker of u ze ook gaat gebruiken. Hierbij kan Q-Advise helpen om de situatie kaart te brengen en te bepalen of uw organisatie baat zou hebben bij de functionaliteit die Software Assurance biedt. Zo voorkomt u onnodige kosten. Als na de analyse naar voren komt dat uw organisatie de meeste ‘’extra’s’’ die Software Assurance biedt niet gaat gebruiken, dan is de enige reden waarom je Software Assurance zou kopen, vanwege het recht op de nieuwste versie. Zoals eerder beschreven, kan dit een risico zijn voor een relatief kleine korting als de nieuwste versie wel uitkomt.  

Software Assurance wijzigingen

Afgelopen Februari (2020) zijn er een aantal wijzigingen doorgevoerd betreffende de voordelen van Software Assurance. De wijzigingen houden zich vooral bezig met het intuïtiever maken van de migratie en het gebruik van de software en zijn doorgevoerd voor alle contractvormen (Midterm, New of Renewal). We lopen de drie belangrijkste wijzigingen met u door:

1. De Cloud Planning services, die vallen onder de Deployment Planning Services, zijn verwijderd uit de DPS-catalogus. Fast track is sindsdien de belangrijkste tool geworden voor het in goede banen leiden van het migratieproces. Daarnaast is er ook het Azure Migration Program dat klanten in selectieve workloads bestanden kan laten migreren naar de cloud.

2. Sinds afgelopen Februari zijn de Training Vouchers verleden tijd. Om trainingen te volgen wordt nu verwezen naar Microsoft Learn, dit is een platform waarop gebruikers gratis trainingen kunnen volgen. Vanaf Januari 2022 zullen er dan ook überhaupt geen Training Vouchers meer worden afgegeven.

3. Een shift in de Support functies van Microsoft. Waar Microsofts Support eerst uitging van ‘incident-based support’  vindt er nu een verandering plaats naar ‘as-needed support’. Hiermee neemt Microsoft een meer proactieve houding aan op het gebied van ondersteuning.

Verwarrend en ondoorzichtig

Door alle regels omtrent Software Assurance en de ondoorzichtigheid in de uitgebreide lijst van voordelen die Software Assurance met zich mee zou brengen, begrijpen wij als geen ander, dat het verwarrend en lastig kan zijn om de goede keuze te maken. Door u te laten adviseren door een onafhankelijk partij als Q-Advise krijgt u transparant en eerlijk advies. Daarnaast, kunnen wij werk uit handen nemen. Op die manier kunt u zich focussen op de dagelijkse bezigheden, die er echt toe doen. Twijfelt u of uw organisatie baat zou hebben bij Software Assurance? Wacht dan niet langer maar vraag Q-Advise om advies.  Wij bekijken samen met u of er een ‘Business Case’ is voor Software Assurance. 

 

Wil je meer weten over Microsoft Software Assurance, Azure of andere Licenties? 

  Neem contact op met onze software licentie specialist