Microsoft Software Assurance: Wat is dat en heb ik het nodig?

Vaak krijgen wij de vraag van klanten of ze een Microsoftproduct met Microsoft Software Assurance (SA) moeten kopen. Veel klanten schaffen Software Assurance aan maar weten vaak niet wat de directe voordelen zijn, en of die er überhaupt zijn. Het komt regelmatig voor dat Software Assurance voor klanten een volstrekt overbodige uitgave is.  

Maar voor dat we in detail gaan over het voorkomen van onnodige uitgaven, gaan we eerst even terug naar de basis. Wat is Software Assurance eigenlijk?

Wat is Software Assurance van Microsoft?

Software Assurance is een term voor een breed pakket aan diensten die Microsoft aanbiedt om de aanschaf, het beheer en het onderhoud van softwareprogramma’s te vereenvoudigen. Software Assurance is alleen verkrijgbaar via Microsoft’s Volume Licensing agreements

Met Software Assurance koop je het recht op toekomstige versies van een product. Voor een periode van vaak 2-3 jaar draag je 29% (voor desktop products) en 25% (voor server products) van het oorspronkelijke aankoopbedrag af aan Microsoft. Mocht er in die periode een nieuwe versie van het product op de markt komen, heb je daar recht op.

Volgens Microsoft zelf geeft Software Assurance voordelen in de implementatieplanning, in het overzetten van licenties naar datacenters en het gebruik van licenties buiten het kantoor. Daarnaast, geeft Software Assurance recht op 24 uursprobleemoplossing, extended hot fix support, e-learnings, training vouchers en nog eens 50 (Volgens Microsoft) andere extra’s vanaf Januari 2020. Bekijk hier een uitgebreid overzicht van de benefits volgens Microsoft.

Het zijn juist deze extra’s die het lastig maken om de exacte waarde van Software Assurance voor klanten te bepalen. 

Hoe koop ik Software Assurance?

Software Assurance zit standaard bij een aantal Microsoft contracten zoals Enterprise Agreement.  Dit is ook het geval bij overeenkomsten als Enterprise Subscription Agreement, Open Value en Open Value Subscription. Alle producten in deze licentieovereenkomsten worden geleverd inclusief Software Assurance, waarmee u het recht krijgt op het gebruik van de laatste beschikbare versies die tijdens de contractperiode worden uitgebracht.

Onnodige uitgaven voor ongebruikte producten 

Door al deze extra’s is de prijs van Software Assurance erg hoog. Maar juist omdat er zoveel ‘’kleine’’ extra’s kunnen nog maar weinig uitleggen waar de waarde dan zit.  

Vaak hebben klanten deze enorme hoeveelheid aan functionaliteit niet nodig. Oftewel, klanten kopen dus veel en gebruiken vervolgens de helft van de producten niet. Maar, je betaalt er wel onderhoudskosten voor.   

Hierdoor ontstaat shelfware. Dit betekent dat een gedeelde van de software die wordt aangeschaft nooit wordt geïnstalleerd en dus op de plank blijft liggen. Volgens Gartner, word zelfs 25% van de software nooit gebruikt. Oftewel, weggegooid geld.   

Daarnaast, betaal je ieder jaar 29% (vaak voor 3 jaar) van het originele aankoopbedrag als garantie dat je de nieuwste versie (als die uitkomt) krijgt van de software die je gebruik. Echter, komt het vaak voor dat er in die periode van 3 jaar helemaal geen nieuwe versie uitkomt van de software. Omdat de gemiddelde cyclus van het uitbrengen van nieuwe Microsoft Software ongeveer 3-4 jaar is, is dit helaas een realistisch scenario. Je betaalt dus in dit geval 87% van de nieuwwaarde zonder dat je er iets voor terug krijgt. Mocht er in de 3 jaar wel een nieuwe versie komen heb je slechts 13% bespaart op de nieuwste versie.

Het kan dus lastig zijn om te bepalen of Software Assurance daadwerkelijk toegevoegde waarde heeft voor jouw bedrijf. 

Lees ook : Waarom betalen organisaties vaak te veel voor Microsoft licenties

Software Assurance kopen of niet?

Het is belangrijk om aan de hand van de roadmap van je organisatie te bepalen of je Software Assurance nodig hebt.  

Soms, heb je als organisatie geen optie, als je bijvoorbeeld een Enterprise Agreement afsluit, ben je verplicht om Software Assurance af te nemen. Ook zijn er andere specifieke producten waar het soms licentietechnisch verplicht is om Software Assurance te hebben.  

Als je wel een keuze hebt is het belangrijk om te kijken of jouw organisatie baat heeft bij de voordelen van Software Assurance. En misschien nog wel belangrijker of je ze ook gaat gebruiken. Hierbij kan Q-Advise helpen om de situatie kaart te brengen en te bepalen of jouw organisatie baat zou hebben bij de functionaliteit die Software Assurance biedt, om zo onnodige kosten te voorkomen. 

Als na de analyse naar voren komt dat jouw organisatie de meeste ‘’extra’s’’ die Software Assurance biedt niet gaat gebruiken, dan is de enige reden waarom je Software Assurance zou kopen, vanwege het recht op de nieuwste versie. Zoals eerder beschreven kan dit een risico zijn voor een relatief kleine korting als de nieuwste versie welk uitkomt.  

Verwarrend en ondoorzichtig

Door alle regels omtrent Software Assurance en de ondoorzichtigheid in de uitgebreide lijst van voordelen die Software Assurance met zich mee zou brengen, begrijpen wij als geen ander dat het verwarrend en lastig kan zijn om de goede keuze te maken.

Door je te laten adviseren door een onafhankelijk partij als Q-Advise krijg je transparant en eerlijk advies. Wij nemen het werk uit handen zodat jij je kan focussen op de dagelijkse bezigheden die er echt toe doen.

Twijfel jij of jouw organisatie baat zou hebben bij Software Assurance? Wacht dan niet langer maar vraag Q-Advise om advies.  Dan kijken wij samen met jou of er een Business Case is voor Software Assurance. 

 

Wil je meer weten over Microsoft Software Assurance, Azure of andere Licenties?

Neem dan contact op met de licentie experts van Q-Advise.