Gratis Microsoft Teams: Alles wat je moet weten over dit Microsoft 365 Teamwerk platform!

Microsoft Teams – Het platform voor teamwerk in Microsoft 365

Omwille van het COVID-19 virus zijn we dezer dagen genoodzaakt om zo veel mogelijk van thuis uit te werken. We begrijpen dat dit voor velen een uitdaging is, want hoe kan dit op een efficiënte manier, zonder miscommunicatie en met zo min mogelijk poespas? Hoe gaan we nu precies die digitale kant op met ons bedrijf?

Om je zo goed mogelijk weg  wijs te maken en te ondersteunen in deze digitale omgeving willen we jullie meenemen in het Microsoft Teams verhaal. In deze blog lichten we alles toe wat Teams te bieden heeft en hoe hiermee te werken.

Wat is Microsoft Teams?

Dit is de hub voor teamwerk dat een aantal zaken samenbrengt zoals chatten, vergaderen en bestanden delen. Je kan bellen vanuit Teams, gezamenlijke afspraken inplannen, samen werken in bestanden,… noem maar op.

Hoe kan Microsoft Teams jou helpen als bedrijf?

Het  verandert ten eerste al de manier hoe we naar samenwerken kijken. We brengen alles samen van chatten, naar vergaderen, naar samen beslissingen maken. Hierdoor zien we dat we efficiënter en productiever gaan werken, omdat we ook alle content per team kunnen organiseren.

Het idee van Microsoft Teams is om een bepaalde flow te creëren, zodat je niet hoeft te switchen tussen verschillende applicaties.

Het tweede belangrijke punt is het stroomlijnen van business processen, het samenbrengen van data op 1 platform. Ook de bestaande tools die je ervoor al gebruikte die niet Microsoft gerelateerd zijn kunnen geïntegreerd worden. Dit ongeacht welk operating system je gebruikt of dit nu Windows, Apple of Androïd is, het werkt op alle systemen.

Als laatste, maar desalniettemin ook een belangrijk gegeven, is de veiligheid die gegarandeerd wordt voor de gebruikers.

Lees ook : Oogziekenhuis Rotterdam werkt inmiddels naar tevredenheid met ‘Teams’

Hoe werkt Microsoft Teams?

Maak kennis met de lay-out van het programma. Links in het scherm zie je de menu balk, hierin kan je navigeren tussen de verschillende tabs alsook nieuwe apps toevoegen, maar laten we eerst in detail treden en de tabs verder toelichten.

Bij activiteit kan je alle meldingen lezen van bv. nieuwe opdrachten tot bestanden die worden geüpload door team genoten. Het handige hieraan is dat collega’s je kunnen taggen bij nieuwe opdrachten, je kan filteren op o.a. je naam en je krijgt direct een overzicht van al jouw openstaande taken. Je to do lijst zeg maar. Niet alleen efficiënt om te raadplegen alvorens je aan je dag begint, maar ook nog eens tot 40 procent minder e-mails in je inbox.

Hier kan je logischer wijze chatten met je collega’s, zowel 1 op 1 als in groep. Wanneer je de enterprise versie gebruikt kan je ook rekenen op de security oplossing dat Microsoft Teams heeft voorzien. Zo hoef je je geen zorgen te maken over privacy issues.

Je kan teams gaan samenstellen en zelfs deel uitmaken van verschillende teams indien je in contact komt met verschillende afdelingen binnenin je bedrijf. Per team kan je ook nog eens channels aanmaken (dit doe je bv. als een deel van je team aan een project werkt, maar niet het hele team hoeft alle details te krijgen.)  Men gebruikt dit ook om een conversatie te starten met het ganse team of voor een belangrijke mededeling.

Tip: internationaal bedrijf? Maak gebruik van de vertaalfunctie dat Microsoft Teams aanbiedt.

Microsoft Teams synchroniseert automatisch met je outlook agenda, hierdoor mis je geen enkele afspraak of taak. Verder kan je hier ook team meetings plannen en onmiddellijk toegang krijgen. Bij het plannen van een meeting heb je ook een aantal handige functies die je kan instellen zoals bv. een wachtruimte voor genodigden of de controle krijgen over de mute functies van je team genoten. Ook kan je een scherm of powerpoint delen en zelfs gebruik maken van een whiteboard waar je hele team te samen op kan brainstormen.

Tip: bij de enterprise versie kan je ook een live event organiseren. Deze meeting kan je opnemen, Q&A inschakelen, en zelfs ondertitels toevoegen. Na de meeting kan je een rapport verkrijgen met het overzicht van de deelnemers alsook wanneer zij hebben deelgenomen of de meeting hebben verlaten. Verstuur simpelweg de attendee link naar alle genodigden en de join link naar de presentator(s).

Bel met je contacten via een simpele klik, schakel je voicemail in wanneer je niet beschikbaar bent of bel makkelijk in tijdens een conference call.

Tip: je kan dit zodanig instellen dat je via je provider belt, alsook kunnen er telefoonnummers afgeleverd worden voor je gehele team.

Krijg toegang tot alle bestanden van je team waarvoor toestemming hebt gekregen, deze staan hierin opgelijst. Bewerk bestanden of maak notities samen met je collega’s. Er is ook toegang tot je OneDrive zodat je niet een apart venster hoeft te openen.

Voeg hier extra apps toe die je dagelijks gebruikt, dit kan ook bij niet Microsoft gerelateerde applicaties. Op deze manier voorkom je dat je continu moet switchen tussen programma’s en kan je geconcentreerd verder werken, met alle tools binnen handbereik.

Last but not least, deze handige zoekbalk. Zichtbaar doorheen heel de applicatie. Je bent in de tab bestanden een bestand aan het zoeken? Type simpelweg de naam van het bestand en dit komt tevoorschijn. Wil je vervolgens een gesprek starten over dit bestand? Type @ gevolgd door de naam van je contactpersoon en begin aan je chatbericht. Pas je status aan door / in te geven, je krijgt een hele lijst met mogelijkheden om toe te passen. Om maar aan te geven dat je hierin echt alles kan zoeken en doen.

Tip: Microsoft is volop bezig met 3 nieuwe features die ten laatste eind april nog beschikbaar worden gemaakt.

Feature 1: Je achtergrond blurren of een custom background toevoegen. Op deze manier zien jouw teamgenoten niet wat er op de achtergrond plaatsvindt als je bv. in je privé omgeving zit. Dit is ook beschikbaar voor de IOS app.

Feature 2: De waze hand functie. Wanneer je volop in een meeting zit en de spreker niet wil onderbreken kan je deze knop gebruiken om je hand op te steken. Op deze manier kan hij/zij zien dat je iets wil vragen of zeggen. Wordt momenteel vaak gebruikt bij online lessen of zelfs om te stemmen over een bepaald onderwerp.

Feature 3: Momenteel zijn er 4 video streams beschikbaar als je in een video vergadering zit. Microsoft is volop bezig om dit naar 9 video’s te upgraden.

Wilt u gebruik maken van Teams of meer advies over  de gratis versie van Office365 E1 inclusief Teams?

Vraag het de experts van Q-Advise.