“Teams ‘alleen even aanzetten’, brengt ook risico’s met zich mee”

Microsoft Teams aanzetten – niet zonder gevaren

Nu de coronacrisis ervoor heeft gezorgd, dat veel personeel voorlopig (deels) vanuit huis moet werken, wordt Microsoft Teams veelvuldig ingezet om contact te houden of te vergaderen met collega’s. Veel bedrijven en organisaties hebben Teams geïnstalleerd. Maar Microsoft Teams ‘alleen even aanzetten’, is niet geheel zonder risico, Zonder duidelijk implementatieplan kan gevoelige bedrijfsinformatie zich heel gemakkelijk verspreiden.

Weglekken van data

Vooropgesteld is Microsoft Teams een ideale oplossing om in contact te blijven met collega’s. Wij zien helaas wel, dat veel bedrijven en organisaties geen implementatieplan hebben en Teams of een ander Cloud product gewoon installeren, zodat iedereen ermee kan werken. Dat ‘alleen even aanzetten’, brengt echter risico’s met zich mee. Het kan zelfs grote gevolgen hebben. Het weglekken van data is zo’n risico. Elke medewerker kan binnen haar of zijn eigen omgeving van Teams data opslaan en delen. Als dat ongecontroleerd gebeurt, kan deze informatie zich gemakkelijk verspreiden en in verkeerde handen terecht komen. Ook gevoelige informatie.

Implementatieplan

Vanuit Q-Advise adviseren we daarom om een implementatieplan op te (laten) stellen. In het implementatieplan nemen we op, welke data opgeslagen mag worden in Teams. Als hier geen onderliggend beleid voor is, bestaat het risico, dat externen hier toegang toe krijgen. Bovendien hebben leidinggevenden op deze manier ook geen zicht meer op waar en welke data zijn opgeslagen en door wie. Ongecontroleerd databeheer is echt een nachtmerrie voor IT-managers. Daarnaast is het ook gevaarlijk voor de continuïteit van de bedrijfsvoering.

Een trainingsplan waarin staat vermeld hoe medewerkers met Teams kunnen werken, behoort onderdeel te zijn van een implementatieplan. Zeker als ook de andere opties van Teams geactiveerd zijn. Het spreekt voor zich, dat men ook nadenkt over back-ups en hoe iedereen dit op dezelfde manier doet, zodat de data niet toegankelijk is voor anderen. Het is natuurlijk belangrijk, dat deze data wel toegankelijk blijft voor collega’s. Vanuit Q-Advise bieden wij ondersteuning aan bedrijven die niet blootgesteld willen worden aan de risico’s. Neem voor meer informatie contact met ons op.

Lees ook; Softwarekosten vermijden of besparen?

 

Wilt u meer advies over Teams, onderhandelingen, cloud optimalisatie of interne audits?

Neem contact op met een software & licentie specialist