Wat is het verschil tussen een Microsoft Enterprise Agreement (EA) en een Cloud Solution Provider (CSP)?

In deze Q&A besteden we aandacht aan het verschil tussen Microsoft Enterprise Agreement (EA) wat een koopovereenkomst is en een Cloud Solution Provider (CSP) wat een huurabonnement is. Wat zijn de overige verschillen tussen een EA en CSP en wat is nou eigenlijk het beste voor uw bedrijf leest u onderstaand? 

Veel klanten hebben vragen over Microsoft licenties en contractenDoor de vele updates in de licenties en contracten van Microsoft is het voor klanten lastig om up-to-date te blijvenIn dit artikel beantwoorden wij weer een aantal van deze vragen en hopen zo u meer inzicht te geven in de wereld van Microsoft Licenties! 

Wat is een Microsoft Enterprise Agreement (EA)?

Een Microsoft Enterprise Agreement (EA) is een overeenkomst tussen Microsoft en een organisatie waarbij gedurende een periode van 3 jaar software wordt afbetaald. Een EA is bedoeld voor middelgrote tot grote organisaties die graag in grote volumes en over een langere periode softwarelicenties willen afnemen, en daardoor proberen hun kosten op de lange termijn laag te houden.

Er zijn twee verschillende enrollments mogelijk: de Enterprise enrollment, bedoeld voor desktopproducten, en de server en cloud inschrijvingen, voor cloudproducten en Microsoft Azure

Een EA wordt afgesloten voor een periode van 3 jaar vanaf 500 werkplekken voor commerciële bedrijven en 250 voor overheidsorganenU betaalt het eerste jaar een bedrag op basis van het voorspelde gebruik door Microsoft. Mocht uiteindelijk minder gebruiken krijgt u geen geld terug. Ook betaalt u jaarlijks een bedrag voor Software Assurance. Het voordeel van een EA is dat hoge volumes tegen gereduceerde prijzen kunt aanschaffen. Het nadeel is echter dat het een langdurig contract is waar weinig aan gesleuteld kan worden. Oftewel, mocht u toch minder gebruiken dan van tevoren gedacht, dan betaalt u alsnog het volledige bedrag.

Lees ook : Microsoft Software Assurance: Wat is dat en heb ik het nodig?

Wat zijn Cloud Solution Providers (CSP)?

Een Cloud Solution Provider (CSP) is een gecertificeerde partner van Microsoft die bevoegd is om licenties van Microsoft te verkopen voor onlineservices zoals Microsoft Office 365 en Microsoft Azure services. 

Het voordeel van het werken via CSP licensing is dat het een flexibele overeenkomst is. Het is maandelijks opzegbaar en u kunt zelf maandelijks licenties toevoegen. 

Een nadeel is dat Cloud Solution Providers gecertificeerde Microsoft Partners zijn, wat betekent dat ze op commissiebasis betaald krijgen voor het aantal licenties dat ze aan klanten verkopen. Dit kan resulteren in gekleurd advies dat erop uit is om u zoveel mogelijk licenties aan te smeren, die allicht niet nuttig zijn voor uw bedrijf. 

De verschillen tussen Microsoft Enterprise Agreement (EA) en Cloud Solution Provider (CSP)?

Microsoft Enterprise Agreements vooral bedoeld voor grote bedrijven, die tegen volumekorting een contract van 3 jaar afsluiten. Grote organisatis kunnen grotere korting uitonderhandelingen dan kleine- tot middelgrote bedrijven. Het voordeel hiervan is dat klanten maar eens in de drie jaar een nieuw contract hoeven af te sluiten, maar dit kan er ook voor zorgen dat er onnodig veel geld uit wordt gegeven als bepaalde software niet wordt gebruikt. In een EA kunnen Licenties niet tussentijds worden opgezegd.  

Een overeenkomst met een Cloud Solution Provider daarentegen is meer geschikt voor bedrijven die een flexibel contract willen dat maandelijks opzegbaar is. Ook kunnen klanten hierbij meer of minder licenties selecteren op elk gegeven moment in de contractduur. 

Onderstaand hebben we een overzicht gemaakt van de belangrijkste verschillen tussen de overeenkomsten van een EA of een CSP:
 

  Cloud Solution Providers (CSP)  Enterprise Agreement (EA) 
Term  Monthly  3 years 
Minimum Seats  1  300 
Azure Minimum Commit  $0  $1,000/mo 
Invoicing  Monthly  Annual 100% Up-front 
Initial deployment time  Hours  Weeks 
Commitment  Cancel Anytime  3 years 
Increase licenses  Anytime  Anytime 
Decrease licenses  Anytime  Once per year 
Support  Dedicated Team  Call Center 
Volume discounts     
Detailed billing     
Personal use     
Pro rate     
Self-service     
Simple Agreement     

 

Wat moet u kiezen: Microsoft EA of CSP ? 

Het kan lastig zijn om te bepalen welke vorm van licensing het beste past bij uw bedrijf. Het is belangrijk om de roadmap van uw organisatie in beeld te houden tijdens het aankoopproces. Een EA is een goede keus voor grote bedrijven die verwachten stabiel te blijven of te groeien in de komende jaren en geen hulp nodig hebben met IT of License management. 

Voor veel organisaties kan een CSP een interessante optieHet geeft een flexibelere overeenkomst waar tussentijds aan gesleuteld kan worden mocht dat nodig zijn. Een CSP kan bijvoorbeeld handig zijn als u geen goed inzicht hebt in de kosten van bepaalde Cloud services zoals Azure, hierdoor kan veel geld bespaard worden. Daarnaast, bied een CSP-overeenkomst ook meer ondersteuning in voor uw IT en administratieve teams op het gebied van license management.

Pas echter op dat u niet wordt beïnvloed door het gekleurde advies van Microsoft of een van haar partners. Q-Advise kan u hierin helpen, doordat wij onafhankelijk zijn kunnen wij u geheel transparant advies geven dat het beste aansluit bij de roadmap van uw organisatie. Hiermee kan worden voorkomen dat u te veel geld uitgeeft aan licenties die u niet gebruikt.

Wilt u meer weten over de verschillen tussen een Microsoft Enterprise Agreement (EA) en een Cloud Solution Provider (CSP)? 

Neem contact op met onze software licentie specialist