Zes tips voor een succesvolle contract onderhandeling

6 tips bij het onderhandelen van een software contract

1.Wacht niet te lang

Q-Advise adviseert bedrijven en organisaties om niet tot het einde van de looptijd te wachten om hun Enterprise Agreement (EA-overeenkomst) te verlengen. Klanten kunnen rekenen op gunstigere tarieven en kortingen als een software contract al in een vroegtijdig stadium wordt uit onderhandeld.

2. Audits en SAM

Vertrouw niet op de Software Asset Management (SAM)-tools van Microsoft, maar bereid u goed voor op een audit. Die komt er altijd, vroeg of laat. Zorg er voor dat u weet hoeveel licenties u daadwerkelijk gebruikt en nodig heeft. Zodra u dit voor u zelf duidelijk hebt.  Draag er eveneens zorg voor dat u uw Microsoft-overeenkomst goed beheert en regelmatig controleert. Op die manier weet u ook zeker dat het aantal licenties dat in uw contract staat ook daadwerkelijk overeenkomt met het aantal licenties dat in gebruik is.

3. Wees voorzichtig

Onderhandelen is niets meer of minder dan het creëren van een goede onderhandelingspositie, zodat u uiteindelijk niet teveel betaalt. Daarom stellen wij: Wees voorzichtig met welke informatie u deelt met resellers, verkopers of accountmanagers van Microsoft. Alle informatie die bij de ‘tegenpartij’ (lees: Microsoft) bekend is, wordt tegen u gebruikt tijdens de onderhandeling. U hoeft bijvoorbeeld niet te delen met welke softwareleveranciers u nog meer zaken doet. Gebruik van concurrerende producten leidt bij Microsoft vrijwel altijd tot slechtere voorwaarden of minder gunstige tarieven.

4. Zet tegenpartij aan het werk

Resellers en accountmanagers zijn vooral getraind om het maximale rendement te behalen voor Microsoft. Er zijn er meerdere manieren om Microsoft-licenties af te nemen. Zorg ervoor dat u goed voorbereid een gesprek ingaat en zet de ‘tegenpartij’ aan het werk. Hoe denkt hij of zij uw licentiebeheer beter te structureren? Dit leidt doorgaans namelijk tot lagere kosten, want in de praktijk gebruikt u vaak minder producten dan waarvoor u een licentie heeft gekocht. Q-Advise helpt u graag om inzicht te krijgen in uw actuele licentiepositie. Mede om goed voorbereid de onderhandelingen in te gaan.

5. Onderhandel met een onafhankelijk expert voor een goed software contract

Klanten die zelf onderhandelen weten niet waar de ruimtes liggen. Licensing Solution Provider (LSP), Resellers, Cloud Solution Provider, Enterprise Direct Advisor of een Large Account Resellers (LAR) kortom Microsoft partners weten dit wel, maar het is niet in hun belang om het maximale eruit te halen voor klanten. Zij verdienen over de omzet van uw contract. Neem een onafhankelijk partij in de arm en laat deze partij namens en met u de onderhandeling uitvoeren.

6. Bepaal strategie ruim van tevoren

Niet het moment van aankoop of verlenging, maar de periode daaraan voorafgaand, is hét moment om uw strategie te bepalen. Softwarefabrikanten als Microsoft zijn hun aanbod constant aan het doorontwikkelingen om klanten te ondersteunen op dit gebied. Klanten die goed voorbereid aan de onderhandelingstafel komen en zelf kunnen aangeven hoe zij hun on-premise- en Cloudvraagstukken willen invullen, krijgen vaak meer onderhandelingsruimte van Microsoft, dat ook minder snel geneigd is om software aan te bieden die u niet nodig heeft.

Dit geld echter niet alleen voor Microsoft maar ook voor andere softwarefabrikanten zoals low / no code platform fabrikanten OutSystems, Mendix, ThinkwiseBetty Blocks of PowerApps van Microsoft. Wilt u meer weten over het verbeteren van uw onderhandelingspositie tegenover grote fabrikanten zoals eerder genoemd? Q-Advise kan hierbij helpen!

Wij van Q-Advise kunnen helpen om uw situatie volledig in kaart te brengen en daarbij samen met u kijkend wat het beste past bij de structuur van uw bedrijf. Dit helpt bij het verbeteren van de onderhandelingspositie. Door een betere onderhandelingspositie te creëren kunt u onder andere voorkomen dat u onbewust licenties koopt die niet nodig zijn of veel te hoog geprijsd zijn.  

Bij Q-Advise zijn wij totaal onafhankelijk, wat betekent dat we niet vastzitten aan softwarefabrikanten waarvoor we op commissiebasis worden uitbetaald. Dit zorgt ervoor dat we jou kunnen voorzien van onafhankelijk advies dat het beste past is voor jouw bedrijf.

 

Zoekt u licentie & SAM experts voor onafhankelijk advies, contract onderhandelingen, on-premise & cloud optimalisatie, scenario’s of audits ?

Neem contact op met een software & licentiespecialist