Hoe verbeter ik mijn onderhandelingspositie voor contractonderhandelingen met Microsoft?

Veel organisaties zijn vaak onvoldoende voorbereid op de contractonderhandelingen met Microsoft en haar partners (LSP). Dit kan leiden tot onnodig dure en langdurige contracten. Dit is iets wat de contractonderhandelaars van Q-Advise ten zeerste betreuren.

In dit artikel bespreken we meerdere mogelijkheden die kunnen helpen om uw onderhandelingspositie voor de contractonderhandelingen met Microsoft te verbeteren.

Ja, ik wil direct onafhankelijk advies.

Wat wil Microsoft u verkopen? 

Microsoft zal u proberen te laten overstappen naar de Cloud, zelfs als u dat niet zelf niet nodig acht en tevreden bent met on-premise services. Het eerste wat Microsoft doet, is u een zo breed mogelijk pakket aanbieden met vele Microsoft-services. Denk aan E3, E5, Azure, Dynamics. Vaak is dit een overambitieus voorstel met bijbehorende hoge kosten. Dit voorstel zit vaak vol met Microsoft Clouddiensten die u niet nodig heeft dan wel in veel kleinere mate dan aangegeven.

Het is belangrijk om vanaf het begin de onderhandelingen zelf te dirigeren. Daarom is het essentieel dat u een lijst met de behoeftes van uw bedrijf paraat heeft. Deze lijst moet het startpunt zijn van de onderhandelingen, niet dat wat Microsoft u dicteert. 

Wensen en behoeften
Om een duidelijke lijst met de behoeftes van uw bedrijf te hebben, is het belangrijk dat u de licentiepositie en de roadmap van uw organisatie zo compleet mogelijk in kaart brengt. Iets dat gemakkelijker is gezegd dan gedaan. We zien dagelijks dat veel bedrijven worstelen met het in kaart brengen van hun licentiepositie. Bij Q-Advise hebben wij hier jarenlange ervaring mee en we zijn graag bereid om u te ondersteunen in dit proces.

Nadat u de essentiële behoeftes van uw bedrijf in kaart heeft gebracht, is het belangrijk om te weten waar u precies over kan onderhandelen.

DNA Microsoft en haar partners
Het zit niet in het DNA van Microsoft en haar partners om klanten op een transparante manier te helpen bij het optimaliseren en verbeteren van hun (software)contracten.  Ze zullen voor de hand liggende middelen gebruiken om besparingen aan te tonen, maar ze zullen niet actief helpen om kosten daadwerkelijk te besparen door bijvoorbeeld te kijken naar nieuwe generatie computing of optimalisatie van het databasegebruik.

Waar kan ik over onderhandelen met Microsoft? 

Het is belangrijk om te weten waarover u precies kunt onderhandelen met Microsoft.

1. Korting
Korting is vaak het belangrijkste item op een onderhandelingstafel. Hoeveel korting u kunt krijgen, hangt af van een aantal factoren, zoals de grootte van uw bedrijf en hoe goed u voorbereid bent op de onderhandelingen.

Laat u niet dicteren door het initiële aanbod van Microsoft, maar ga uit van uw eigen behoeftes. Hiermee voorkomt u bijvoorbeeld dat Microsoft u alleen korting aanbiedt als u andere onnodige diensten koopt (zogenaamde trade-offs).

2. Flexibiliteit
De flexibiliteit van uw contract is eveneens een erg belangrijk item waarover u kunt onderhandelen. Zorg ervoor dat u niet wordt gepusht om onnodige dan wel lange contracten af te sluiten, waar vervolgens niet meer aan gesleuteld kan worden.

Wilt u tips hebben voor het afsluiten van een Microsoft Enterprise Agreement klik dan hier.

3. Price Locks
Als u de roadmap van uw organisatie goed in kaart heeft, weet u bijvoorbeeld of u in de toekomst wel gebruik wenst te maken van bepaalde Microsoft-producten. Zorg ervoor dat u deze producten meeneemt in uw prijslijst onder de ‘future pricing table’. Door deze producten mee te nemen in het contract vanaf dag één, kunt u ook hier kortingen op afdingen.

Nogmaals willen we benadrukken dat het enorm belangrijk is om de behoeftes van uw organisatie nu en in de toekomst haarscherp in beeld te hebben. Hiermee kunt u de hoogste kortingen realiseren en weet u precies waar de onderhandelingsruimte zit.

Neem contact op

Wat moet ik absoluut niet doen tijdens de Microsoft contractonderhandelingen? 

Uiteraard is het goed om te weten waarover u kunt onderhandelen. Het is minstens zo belangrijk om te begrijpen wat u absoluut niet moet doen tijdens de onderhandelingen. Er zijn immers een aantal punten die u kunnen benadelen tijdens contractonderhandelingen. Q-Advise heeft de belangrijkste voor u uitgezocht:

1. Zowel Microsoft als een Microsoft-partner meenemen in de IT-strategie
Microsoft-partners worden vaak op commissiebasis betaald. Oftewel, hoe meer zij aan u verkopen, hoe meer geld zij krijgen. Dit resulteert vaak in een gekleurd advies. Zorg er daarom voor dat u een onafhankelijke partij in de hand neemt die u van een eerlijke en volledig transparant advies kan voorzien.

2. Ga nooit uit van verbale overeenkomsten
Uw Microsoft Accountmanager belooft u soms bepaalde kortingen tijdens de contractonderhandelingen. Ga daar echter nooit vanuit zolang het niet is vastgelegd in een contract.

3. Zeg nooit hoeveel korting u precies wilt behalen
Het lijkt misschien goed om te zeggen dat u 30% of 40% korting wilt op bepaalde componenten. Toch adviseren wij u dringend om dit niet te doen. Als u dit blootgeeft, weet Microsoft precies waar u naar streeft en zullen ze dit gebruiken om te onderhandelen met een lager percentage als uitkomst.

4. Laat uw keuzes niet beïnvloeden door deadlines van Microsoft
Ga altijd uit van uw eigen planning en zorg ervoor dat u niet onder druk gezet wordt door de agenda van Microsoft. Dit resulteert niet zelden in keuzes waar u later spijt van heeft.

5. Maak geen trade-offs
U bent altijd beter af met het kopen van iets dat u nodig heeft met een lagere korting dan iets af te nemen dat u niet nodig heeft, maar met een hogere korting. Hierbij speelt uw lijst met behoeftes en de roadmap van uw organisatie een essentiële rol.

6. Te laat beginnen
Begin nooit te laat met de onderhandeling, hoe minder tijd u heeft, hoe minder korting u krijgt. De druk komt bij u de klant te liggen. Een mooie deal realiseer je door tijdig (6+maanden) te starten. Indien er toch tijdsnood is doet u er toch goed aan om extern onafhankelijk advies in te schakelen.

Q-Advise kan u helpen met uw contractonderhandelingen 

De licentie-experts & Microsoft contractonderhandelaars van Q-Advise helpen u graag om uw licentiepositie en de roadmap van uw organisatie volledig in kaart te brengen. Het hebben van een duidelijke lijst met behoeftes voor uw huidige alsook uw toekomstige situatie helpt uw onderhandelingspositie significant te verbeteren. Door een betere onderhandelingspositie te creëren, kunt u voorkomen dat u onnodige licenties koopt voor een doorgaans te hoge prijs.

Q-Advise is een totaal onafhankelijk adviesbureau. Dit betekent dat wij niet vastzitten aan softwarefabrikanten, waarvoor we op commissiebasis worden betaald. Dit zorgt ervoor dat we u altijd kunnen voorzien van transparant en onafhankelijk advies.

Klanten Betalen nog steeds te veel voor Microsoft softwarecontracten

Heeft u een Microsoft Enterprise Agreement, CSP-contracten of een ander softwarecontract die moeten worden vernieuwd? Stapt u binnenkort over naar een nieuw contract voor softwarelicenties? Zorg dat u niet nodeloos veel geld uitgeeft!

In dit artikel geven we u essentiële tips waarmee u op het einde van de rit verrassend veel geld kunt besparen wanneer u nieuwe softwarecontracten afsluit of uw bestaande contracten vernieuwt.

Laat u niet verblinden door de belofte van een korting

Wist u dat de meeste organisaties geld op tafel laten liggen als ze een nieuw softwarecontract afsluiten of een bestaand Microsoft contract vernieuwen? Erger nog, dat ze denken dat geld besparen, maar gedurende de looptijd van het contract eigenlijk meer geld uitgeven?

Ze hebben meestal te veel oog voor de korting die de softwareleverancier aanbiedt, en die op het eerste gezicht heel mooi lijkt te zijn. Vaak ondertekenen ze uiteindelijk een contract dat niet voordelig is voor hen. De reden? Ze gaan zonder kennis van zaken aan de onderhandelingstafel zitten.

Bereid u goed voor op de onderhandelingen

Is het tijd om uw softwarelicenties te vernieuwen, dan is dit het ideale moment om de omgeving van uw organisatie eens van nabij te bekijken en te onderzoeken welke software en Clouddiensten u nodig heeft, zodat u zich niets laat aansmeren wat u niet nodig heeft.

Stel uzelf (en uw medewerkers) vooraf deze essentiële vragen:

  • Wat zijn uw specifieke behoeften?
  • Welke software en welke versies heeft u precies nodig?
  • Hoeveel licenties heeft u precies nodig?

De accountmanagers en licentie adviseurs van softwarefabrikanten en leveranciers proberen zelf het onderste uit de kan te halen bij de onderhandelingen, en gebruiken daarbij bewezen verkooptactieken die helaas wel eens veel geld zouden kunnen kosten. Vergeet ook niet dat resellers nog steeds goed beloond worden over de omzet die zij behalen. Dit betekent dat zij belang hebben bij de grote van het contract.

Ze kunnen u daarom een allesomvattend bundel of contract aanbieden met allerlei zaken die u nooit zult gebruiken.

Als u geen goed inzicht heeft in wat u nodig heeft, tekent u misschien een uitgebreid contract of een grootschalige licentieovereenkomst waaruit vooral de software-fabrikant of leverancier vooral voordeel haalt.

Alleen als u goed voorbereid bent, kunt u de beste deal binnenhalen.

Vermijd de fouten die bedrijven vaak maken bij Microsoft contractonderhandelingen

We zien vaak dat bedrijven telkens weer dezelfde fouten maken wanneer ze een softwarecontract aangaan of vernieuwen.

Let op voor deze vijf fouten:

  1. Ze wachten tot het laatste moment
  2. Ze praten niet met alle interne belanghebbenden
  3. Ze hebben geen goed inzicht in wat ze nodig hebben en wat niet
  4. Meerdere verantwoordelijken hebben contact met de uitgever van de software
  5. Ze maken geen gebruik van de expertise van externe experts om hen te helpen de beste deal binnen te halen

Zorg dat u deze fouten niet maakt! Lees er meer over in ons artikel Vijf fouten die bedrijven vaak maken bij contractonderhandelingen [LINK]

Laat u bijstaan door Microsoft experts

Als bedrijf heeft u uiteraard niet veel ervaring met onderhandelingen voor softwarecontracten. Het is immers iets wat u maar af en toe hoeft te doen.

U kunt dus nog meer geld besparen door de onderhandelingen over te laten aan Microsoft experts, die hier dagelijks mee bezig zijn.  Zij kennen de softwarefabrikanten en de softwareleverancier goed en weten precies hoe ze het beste resultaat kunnen boeken.

Door uw contractonderhandelingen uit handen te geven, zorgt u ervoor dat uw bedrijf alleen betaalt voor de licenties die u nodig heeft, en niets meer dan dat.

Q-Advise is een totaal onafhankelijk Microsoft adviesbureau. Omdat wij geen samenwerkingsverbanden hebben afgesloten met softwareleveranciers, kunnen wij u altijd objectief en neutraal advies geven.

Wilt u uw onderhandelingspositie ook verbeteren? Schroom dan niet om geheel vrijblijvend contact op te nemen met de licentie experts & contractonderhandelaars van Q-Advise. 

    Software contract afsluiten: waar u op moet letten!