Waar zit uw onderhandelingsruimte bij een (Microsoft) softwarecontract?

In dit artikel bespreken we waar mogelijke onderhandelingsruimte ligt voor uw organisatie in de (Microsoft) contractonderhandelingen.

Om een optimaal resultaat te behalen in de contractonderhandelingen is het van essentieel belang dat u weet waar uw onderhandelingsruimte ligt. Echter, veel organisaties weten niet waar hun onderhandelingsruimte ligt en hoe ze hier zo efficiënt mogelijk mee om kunnen gaan.

Wilt u tips voor het verbeteren van uw onderhandelingspositie in de contractonderhandelingen met Microsoft? Klik dan hier!

Weet u waar de onderhandelingsruimte zit bij uw Microsoft, Oracle, IBM of SAP softwarecontract?

Om te weten waar uw onderhandelingsruimte ligt is het van essentieel belang dat u de licentiepositie van uw organisatie zo nauwkeurig mogelijk in kaart brengt. Dit helpt u om te bepalen of u op dit moment een overschot aan licenties heeft of juist een tekort.

Daarnaast moet u de roadmap van uw organisatie bepalen. Welke licenties heeft uw organisatie in de toekomst nodig? En in welke hoeveelheid? Dit zijn vragen die u voor uzelf duidelijk moet hebben.

Als u bovengenoemde punten helder heeft, dan weet u ook waar de onderhandelingsruimte voor uw organisatie ligt. Echter, begrijpen wij van Q-Advsie als geen ander dat dit makkelijker gezegd is dan gedaan. Daarom willen wij u graag ondersteunen in het in kaart brengen van uw licentiepositie en roadmap.

Neem contact op

Hoe weet u welke software-reseller het beste bij uw organisatie past?

Het is belangrijk dat u een software-reseller kiest die het best past bij uw organisatie. Daarnaast is het belangrijk dat u kiest voor een onafhankelijke partij.

Een onafhankelijke partij zorgt ervoor dat uw transparant en eerlijk advies krijgt. Veel resellers van bijvoorbeeld Microsoft krijgen provisie over het aantal licenties die ze aan u verkopen. Dit resulteert vaak in gekleurd advies, met als eindresultaat onnodig veel licenties tegen een hoge prijs.

Q-Advise | Experts For You heeft als onafhankelijk advies organisatie vele klanten geholpen met het selecteren van de juiste partner en het uitonderhandelen van de meest optimale contract voorwaarden en de beste financiële condities ✔. De contractonderhandelaars van Q-Advise zijn instaat om ook u te voorzien van het beste softwarecontract.

Waarom deze vijf fouten gemaakt worden bij een Microsoft contractonderhandelingen

Omdat onderhandelingen over softwarecontracten van Microsoft en andere fabrikanten zoals Oracle, IBM, SAP en VMware  door bedrijven maar af en toe moeten worden gevoerd, maken bedrijven vaak dezelfde fouten in hun aanpak. Maakt u deze fouten ook?

1.    Ze wachten tot het laatste moment

Veel klanten wachten veel te lang om van start te gaan met de voorbereidingen voor contractvernieuwingen. Q-Advise raadt u aan om de procedure te starten 8 tot 10 maanden vóór het gewenste moment van vernieuwing. De accountmanagers en licentie adviseurs van Microsoft starten dan ook. U hebt tijd nodig om inzicht te krijgen in wat u nodig hebt voordat u kunt gaan onderhandelen met de software-uitgever of leverancier. Het is essentieel dat u inzicht hebt in de interne gebruik en verbruik van uw softwarelicenties en Cloud producten, maar u komt mogelijk ook tot de vaststelling dat u al jaren veel te veel betaalt voor onderhoud of services die u eigenlijk niet gebruikt en dus niet nodig hebt.

2.    Ze praten niet met alle interne belanghebbenden

De onderhandelingen over de vernieuwing van softwarecontracten worden maar al te vaak overgelaten aan de inkoopafdeling. Toegegeven, inkopers kunnen erg goed zijn in het binnenhalen van kortingen, maar wat zij niet weten is de maximale korting welke mogelijk is. Naast dat zij kortingen belangrijk vinden bij contractonderhandelingen, vindt de juridische afdeling of de IT-afdeling andere zaken belangrijk. Het is essentieel dat degene die aan de onderhandelingstafel zit, vooraf met alle relevante afdelingen binnen uw bedrijf kan praten en ervoor kan zorgen dat in hun specifieke behoeften wordt voorzien.

3.    Ze hebben geen goed inzicht in wat ze nodig hebben en wat niet

Bij onderhandelingen over softwarecontracten is het vaak belangrijker om te weten wat u niet nodig hebt, dan om te weten wat u wel nodig hebt. Elke keer als het tijd is om een contract te vernieuwen, zal het verkoopteam van het softwarebedrijf en accountmanagers van resellers hun best doen om u te overtuigen dat er bepaalde zaken zijn die uw bedrijf nodig heeft, die u echt niet kunt missen, en als u de nieuwe mogelijkheden niet benut, dat uw bedrijf dan niet mee is met zijn tijd.

Dat hebben we allemaal gezien toen er zoveel hype was rond toepassingen in de Cloud. Veel bedrijven vergeten om één eenvoudige vraag te stellen: “Welk voordeel heeft dit voor ons?”
Q-Advise raadt u aan om nog een stapje verder te gaan, en de vraag te stellen: “Weten jullie eigenlijk wel wat ons bedrijf doet?” In bijna alle gevallen weten softwareverkopers dat niet. Ze zijn alleen opgeleid om u de nieuwste software te verkopen. De software waarvoor zij een commissie krijgen en omzet genereerd voor het bedrijf. Als u dit begrijpt, en niet in de valkuil trapt van aangeleerde verkooptactieken, kan uw bedrijf veel geld uitsparen. Als kopende partij moet u instaat zijn de juiste, en een volledig eigen, keuze te kunnen maken. Op basis van uw feiten en op de daadwerkelijke behoefte van IT en interne business.

4.    Meerdere van uw medewerkers hebben contact met de uitgever van de software

Omdat deze softwareleveranciers strategische partners zijn voor uw bedrijf, werken vaak meerdere van hun accountmanagers en licentie adviseurs samen met verschillende afdelingen van uw bedrijf voor het uitproberen of implementeren van hun technologie. Als het tijd wordt voor de onderhandeling van een softwarecontract, moet het aantal interne contacten direct worden beperkt, en indien mogelijk moet de samenwerking zelfs volledig worden stopgezet tijdens de duur van de onderhandeling.

Alle communicatie mag alleen via de aangewezen contactpersoon verlopen, net zoals bij iedere andere offerteaanvraag. Vergis u niet, de salesteams van de softwarefabrikant bespreken ondertussen alle potentiële trajecten die ze kunnen volgen voor upsell en crossell mogelijkheden en proberen hun voorstellen voor contractvernieuwingen te koppelen aan initiatieven waaraan op dat moment wordt gewerkt. We raden u aan om een interne memo te versturen om aan te geven dat een black-outperiode van kracht is. Eventuele activiteiten waaraan afdelingen van uw bedrijven werken samen met medewerkers van de softwarefabrikant moeten door de contactpersoon van uw bedrijf worden goedgekeurd, om te zorgen dat de positie van uw bedrijf niet in het gedrang komt bij de onderhandelingen.

5.    Ze maken geen gebruik van de expertise van externe experts om hen te helpen de beste deal binnen te halen

Veel bedrijven vergeten dat er specialisten bestaan die beter geplaatst zijn om in hun plaats te onderhandelen, en behalen dus niet het beste resultaat. Ook binnen uw organisatie zijn er specialisten die andere organisaties beter van dienst kunnen zijn. Laat u daarom bijstaan door onafhankelijke onderhandelaars die vertrouwd zijn met de softwarefabrikant en resellers. Q-Advise heeft een team van licentie professionals die elke specifieke leverancier door en door kennen. En dat gaat veel verder dan softwarelicenties.

De medewerkers van Q-Advise beschikken niet alleen over een ongeëvenaarde kennis van de softwarelicenties van elke leverancier, ze hebben ook een goed inzicht in de cultuur binnen het specifieke softwarebedrijf. Ze weten welke commissies de solution sellers en salesteams krijgen en op welke statistieken de commissies gebaseerd zijn. En we weten allemaal dat hun gedrag afhankelijk is van hun commissiesysteem.

Onze on-premise en Cloud specialisten weten ook wie ze moeten benaderen voor specifieke verzoeken en hoe ze ervoor kunnen zorgen dat deze worden geaccepteerd en goedgekeurd. En vergeet niet, u hebt om de 3 tot 5 jaar contact met de leverancier, op het moment dat uw contract moet worden vernieuwd, maar wij doen dit het hele jaar door, elke dag. Als u een beroep doet op onze licentie experts met de ervaring die ze hebben opgedaan tijdens talloze onderhandelingen, bent u al goed op weg naar de best mogelijke deal bij onderhandelingen over de vernieuwing van uw softwarecontracten.

Q-Advise is een licentie adviespartner die alle Ins & Outs weet van de regelmatig veranderende regels op het gebied van licenties en Clouddiensten. Regels die door de fabrikanten in ons optiek onnodig ingewikkeld worden gemaakt en gehouden. Q-Advise kent regelgeving zodat de klant ten alle tijden compliant is én blijft tegen een zo scherp mogelijke inkoopprijs.

Maak deze vijf fouten niet en laat u bijstaan door Q-Advise. Wij helpen u om precies te bepalen wat u nodig hebt en dragen zorg voor de beste deal voor u.

 

Wilt u meer advies over contractonderhandelingen van Microsoft specialisten, cloud optimalisatie, of verkoop van gebruikte licenties?

Neem contact op met de Microsoft contract onderhandelaars & inkoopspecialisten