Werken met OneDrive? Dit zijn de voordelen 

Daar zit je weer met je goede gedrag bestanden uit te typen, wanneer plots je nieuwe laptop besluit om verschillende updates uit te voeren. En nu? Negen van de tien keer is het document dan verloren. Je moet dan vervolgens weer helemaal opnieuw beginnen en daar zit je natuurlijk niet op te wachten. Zeker in deze tijd met het online thuis werken, stappen steeds meer organisaties over op de Cloud. Je kunt met Office 365 ervoor kiezen om bestanden elke paar seconde automatisch te laten opslaan. Ideaal! Welke voordelen kunnen we nu nog meer halen uit OneDrive? 

Gemakkelijk bestanden delen 

OneDrive is onderdeel van Microsoft of Office 365-account en bij aanmaak van een account kun je heel gemakkelijk bestanden delen. Naast dat je deze bestanden kunt delen, kun je ook heel gemakkelijk tegelijk met je collega’s werken in een document. Je kunt heel eenvoudig rechtsboven zien wie er in het document zit en wie waar aan het typen is, waardoor je heel gemakkelijk een overzicht kunt houden. Mocht je een bestand willen delen vanuit de Cloud, dan kun je ook ervoor kiezen om de ontvanger alleen het document te laten lezen of dat je ook de bevoegdheid geeft om deze te laten bewerken.  Ben je vaak onderweg? Dan is werken in de Cloud de ideale tool voor jou. Je kunt namelijk genieten van de vrijheid om de bestanden op elk apparaat te openen, te bewerken en te delen, waar je ook bent. Zo kun je dus al je documenten opslaan en op ieder gewenst moment openen.  

Hoe kun je documenten delen?  

  • Je kunt een bestand of map delen door een link te versturen 
  • Je kunt deze link ook toewijzen aan bepaalde mensen. Zo weet je zeker dat deze link niet in verkeerde handen terechtkomt 
  • Je kunt een koppeling maken waarmee mensen het bestand kunnen bewerken of alleen weergeven.  

Goede beveiliging 

Wist je dat je in OneDrive een verloopdatum in kunt stellen? Zo kun je bijvoorbeeld een document met je collega’s delen, datzelfde document dat na een bepaalde periode niet meer bewerkt kan worden. Zo hou je altijd de juiste controle over je documenten. Als je de documenten graag nog beter beveiligd wil hebben, dan kun je er ook voor kiezen om een wachtwoord in te stellen. Zo ben je er zeker van dat de bestanden nog beter beschermd worden. Hiervoor moet je eerst het bestand delen en vervolgens heb je de keuze om te kijken of je een verloopdatum of extra wachtwoord kiest om het document te beveiligen. Heb je bijvoorbeeld een wachtwoorden-lijstje, die je door moet sturen? Dan is een wachtwoord hiervoor ideaal. Wist je trouwens ook dat er een persoonlijke kluis bestaat op OneDrive? Zo kun je zelf belangrijke bestanden en foto’s met een extra beveiliging laag opslaan in de persoonlijke kluis in OneDrive.  

Ook kun je bij alle verschillende opties voor het delen van deze koppelingen, de download van Office-bestanden eenvoudig blokkeren. Zo voorkom je dat de gebruikers de inhoud downloaden, afdrukken, kopiëren en plakken.  

Lees ook: Met deze 5 tips bespaar je op softwarelicenties.

Overzichtelijk 

Zwerven jouw documenten en foto’s ook rond op zowel je laptop, smartphone of camera? Dit kan soms voor best wat frustratie zorgen. OneDrive is een plek waarin je eenvoudig al je digitale bestanden kunt verzamelen. Het wordt niet alleen bijgehouden, maar je kunt er altijd en overal bij. Daarnaast zit in het Office 365-pakket OneDrive for business. Deze tool zorgt voor minder e-mailverkeer en als je een bestand opent, dan open je standaard de meest recente versie.  

De manier van zoeken naar bestanden gaat ook een stukje sneller, want daarvoor heeft Microsoft de opties: ‘recent’, ‘gedeeld met mij’ en ‘gedeeld door mij’. Zo kun je op een hele snelle en effectieve manier de belangrijkste bestanden vinden. Wil je graag feedback toevoegen aan het document van je collega? Dan ondersteunt Office ook de samenwerking voor documenten met comments en mentions. Met mentions kun je je collega’s aansturen om het document te bekijken. OneDrive stuurt hiervan een melding als mensen een vermelding binnenkrijgen. De link gemist? Dan zul je automatisch 7 dagen later nog een vermelding ontvangen.  

Het synchroniseren van je OneDrive bestanden 

Binnen OneDrive kun je heel gemakkelijk de status zien van al je mappen en bestanden.  

  • Blauw wolkje? Dan is je bestand alleen online beschikbaar. 
  • Groen vinkje in een witte cirkel? Dit betekent dat het bestand is gedownload. 
  • Wit vinkje in een groene cirkel? Dit geeft aan dat het bestand altijd beschikbaar is.  

 Klanten met een actief abonnement op Microsoft 365 personal krijgen per abonnement 1 TB extra OneDrive-opslag. De extra toeslag wordt toegewezen op het account dat gekoppeld is aan het Microsoft-account. Wil je je opslag veranderen? Dan kun je ook je muisaanwijzer op het bestand zetten, op je rechtermuisknop klikken en beslissen of je het bestand op je device of in de Cloud wilt opslaan. Zo kun je heel gemakkelijk en op een efficiënte manier ruimte besparen.  

Met Microsoft software zorg je er doorgaans voor dat je slim en effectief kunt werken. Wil je meer informatie over Microsoft software, licenties, consultancy & optimalisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden